Nachweis rein, Rechnung raus
Tätigkeitsnachweis hochladen.
Die Rechnung steht.
Dein Kunde will die Stunden in seinem Format - aus seinem Portal, mit seinem Layout. ActivityReport liest diesen Nachweis ein, übernimmt die Zeiten und legt den Rechnungsentwurf in easybill an. Den Nachweis hängt es gleich an die Rechnung.
Dieselben Stunden, dreimal getippt.
1
Im Portal des Kunden
Der Kunde gibt vor, wie der Nachweis aussieht. Also erfasst du dort.
2
In deiner Zeiterfassung
Für Stundenkonto, Auswertung und Controlling brauchst du die Zeiten noch einmal.
3
In der Rechnung
Und am Monatsende tippst du Stunden und Zeitraum ein drittes Mal ab - plus Anhang.
Mit ActivityReport bleibt es bei einmal.
So funktioniert der Import
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Schritt 1 · einmalig
Format dem Projekt zuordnen
Ein Admin legt beim Projekt fest, welches Nachweisformat der Kunde verwendet. Danach weiß ActivityReport bei jedem Upload, wie es den Nachweis lesen muss.
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Schritt 2 · jeden Monat
Nachweis hochladen
PDF auf die Zeiterfassung ziehen oder über „ActivityReport hochladen“ auswählen und das Projekt wählen. Fertig.
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Schritt 3 · automatisch
Zeiten und Rechnung stehen
Die Zeiteinträge landen im Projekt, das Stundenkonto ist aktuell, und in easybill liegt der Rechnungsentwurf mit Stunden, Leistungszeitraum und dem Nachweis als Anhang.
Was du davon hast
Der Nachweis bleibt dabei
Die Originaldatei wird gespeichert, ist im Reporting jederzeit abrufbar und hängt an der Rechnung. Wenn der Kunde nachfragt, hast du den Beleg sofort.
Klarer Abrechnungsstatus
Importierte Zeiten sind im Reporting als „importiert“ markiert und in der Zeiterfassung vor versehentlichem Ändern geschützt. Du siehst auf einen Blick, was schon abgerechnet ist.
Stundenkonto stimmt
Importierte Stunden fließen direkt ins Stundenkonto. Kein Nachpflegen, keine zweite Liste.
Rechnung ohne Abtippen
Kunde, Stunden, Leistungszeitraum und Abrechnungstext übernimmt ActivityReport in den easybill-Entwurf. Du prüfst und versendest.
Welche Nachweise gehen?
ActivityReport liest heute die Tätigkeitsnachweise mehrerer großer Auftraggeber aus Automotive, Versicherung und öffentlicher Verwaltung - als PDF, bei einem Format auch als Excel.
Dein Kunde hat ein eigenes Format?
Dann richten wir den Import dafür ein. Jedes Format ist anders - deshalb schauen wir uns deinen Nachweis gemeinsam an und bauen den Import passend dazu. Das ist Teil unseres Enterprise-Tarifs.
Nachweis zeigen und Demo buchen →Häufige Fragen zum Import
In welchem Tarif ist der Import enthalten?
Der Import der unterstützten Formate ist im Team-Tarif enthalten (5 € pro User und Monat, monatlich kündbar). Eigene Formate für deine Kunden richten wir im Enterprise-Tarif ein.
Kann ich jeden beliebigen Stundennachweis hochladen?
Nein. ActivityReport liest Nachweise in den Formaten, für die der Import eingerichtet ist. Das ist bewusst so: Jedes Kundenformat hat eigene Felder und ein eigenes Layout, und wir wollen, dass die Zahlen am Ende stimmen. Fehlt dein Format, richten wir es ein.
Was passiert mit der hochgeladenen Datei?
Sie wird gespeichert und ist im Reporting jederzeit wieder abrufbar. Ist easybill verbunden, hängt sie außerdem am Rechnungsentwurf. Gespeichert wird in der Google Cloud auf Servern in der EU.
Brauche ich easybill für den Import?
Nein. Die Zeiten landen auch ohne easybill in deiner Zeiterfassung und im Stundenkonto. Mit easybill entsteht zusätzlich direkt der Rechnungsentwurf.
Bring deinen Nachweis mit.
In der Demo schauen wir uns den Nachweis deines Kunden an und zeigen dir, wie daraus Zeiten und Rechnung werden.